Assistant / Office Manager

Gerne erwarte ich Ihre Bewerbung auf info@signer-beratungen.ch. Für Ihre Fragen stehe ich gerne zur Verfügung (Tel. 043 299 56 56).

Meine Kundin ist eine junge und wachsende Unternehmung im Finanzbereich mit tollen Büros in der Stadt Zürich. Im Zuge des weiteren Ausbaus suchen wir auf den nächstmöglichen Termin eine selbständige und proaktive Persönlichkeit als

Office Manager

Als Drehscheibe für die kleinere Unternehmung sind Sie die zentrale Ansprechperson mit folgendem vielseitigen Aufgabengebiet:

1. Office Management

  • Verantwortung für die physische und digitale Infrastruktur (inkl. Kosten- und Ergebnisverantwortung)
  • Koordination mit Vermietern, Facility Management etc. für beide Standorte in der Schweiz

2. Assistenz CEO 

  • Unterstützung des CEO in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen
  • Führung und Verwaltung des Terminkalenders sowie der Kontaktdaten
  • Erledigung der allgemeinen Korrespondenz sowie Entgegennahme der Telefonate
  • Einberufung von Verwaltungsratssitzungen, Erstellung der Agenda und Protokolle
    (inkl. Führung der Pendenzen)
  • Erstellung von Präsentationen, Statistiken und Reportings
  • Führung der Ablage (physisch und elektronisch)

3. Marketing & Kommunikation

  • Verantwortung der Kundendatenbank / CRM in Bexio (Qualität)
  • Pflege und Weiterentwicklung der Webseite sowie der Social Medias
  • Verwaltung der Werbe- und Informationsmaterialien (inkl. Interaktion mit externen Dienstleistern)
  • Koordination und Durchführung von Marketing-Kampagnen (Digital und Offline)
  • Organisation von Kunden- und Mitarbeiteranlässen

4. Accounting / HR 

  • Tägliche Kontierung von Zahlungen
  • Debitoren- und Kreditoren-Management im Bexio
  • Spesenabrechnungen
  • Interaktion mit der Treuhandfirma
  • Verantwortung für das Kostenmanagement
  • Koordination von HR-Aufgaben

Um dieser vielseitigen Position gerecht zu werden, stellen wir uns Ihren Werdegang wie folgt vor:

  • Kaufmännische Lehre sowie Erfahrung in einer ähnlichen Funktion
  • Sehr gute Sprachkenntnisse in Englisch (Französisch u/o Italienisch von Vorteil)
  • Versierte PC-Kenntnisse
  • Engagierte, mitdenkende und genaue Arbeitsweise
  • Gutes Auftreten 
  • Humorvolle Persönlichkeit
  • Unternehmerisches Denken 

Falls Sie sich vorstellen können, innerhalb eines erfolgreichen Start-Ups diese zentrale Funktion zu übernehmen, dann sollten Sie nicht zögern, mir Ihre Bewerbung zukommen zu lassen.

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